எக்ஸெல் டிப்ஸ்

அச்சில் எப்படி இருக்கும்?:

எக்ஸெல் ஒர்க் புக் ஒன்றை பெரிய ஸ்ப்ரெட் ஷீட்டுடன் உருவாக்கிக் கொண்டிருக்கையில் அந்த ஒர்க் ஷீட் அச்சில் எப்படி தோன்றும் என்பது தெரிந்தால் நாம் நமக்கேற்றபடி செல்களையும் வரிசைகளையும் சரி செய்திடலாம் அல்லவா? இதனால் டேபிள்கள் பக்கங்களுக்கு இடையில் உடையாமல் பார்த்துக் கொள்ளலாம். அதே போல் பக்கங்களும் உடையாமல் ஒரே பக்கத்தில் ஒரே மாதிரியான தகவல்கள் தெரியும் படி அமைத்துக் கொள்ளலாம். இதற்குக் கீழ்க்கண்டபடி செட் செய்திடவும்.

1.“Tools” மெனு கிளிக் செய்து அதில் “Options” பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2. இனி கிடைக்கும் “Options” என்னும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் “View” என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும்.

3. இதில் உள்ள “Window Options” என்னும் பிரிவில் “Page breaks” என்பதன் அருகே நீங்கள் விரும்பியபடி டிக் செய்திடலாம். பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.

பல பக்கங்களில் ஒரு ஒர்க்ஷீட்டை அச்சிட:

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டினை நல்ல முறையில் படித்தறிய அதனை எப்படி தோற்றமளித்தால் நன்றாக இருக்குமோ அதன்படி பிரித்து அச்சிடுவது நல்லது. எடுத்துக்காட்டாக 10 படுக்கை வரிசைகள் உள்ள ஒர்க் ஷீட்டில் முதல் மூன்று ஒரு பக்கத்திலும், அடுத்த ஏழு அடுத்த பக்கத்திலும் இருக்கும் படி அச்சடித்தால் படிப்பவர்களுக்கு தகவல்கள் சிறப்பாகக் கிடைக்கும் என நீங்கள் திட்டமிடலாம். இதனைச் செயல்படுத்த எந்த படுக்கை வரிசையிலிருந்து வரிசைகள் அடுத்த பக்கத்தில் தோன்ற வேண்டும் என்று எண்ணுகிறீர்களோ அதன் முதல் செல்லில் கர்சரை வைத்துப் பின் “Insert” “Page Break” தேர்ந்தெடுக்கவும். உடனே புள்ளிகளால் ஆன ஒரு படுக்கைக் கோட்டினை நீங்கள் அந்த வரிசைக்கும் மேலாக பார்க்கலாம். இதிலிருந்து அச்சில் இந்த வரிசை அடுத்த பக்கத்திற்குப் போய் விட்டது என்று பொருள்.

செல்லுக்குள் சுருங்கும் எண்கள்:

எக்ஸெல் தொகுப்பில் செல் ஒன்றில் எண்களை அமைக்கிறீர்கள். அப்போது இடம் இல்லை என்றால் செல் தானாக விரிந்து கொள்கிறது. அல்லது நமக்குப் பிடிக்காத ##### என்ற அடையாளம் கிடைக்கிறது. காரணம் என்னவென்றால் நீங்கள் தரும் எண் அந்த செல்லில் அடங்கவில்லை என்று பொருள். இது போல செல் விரிவடைவது உங்களுக்குப் பிடிக்கவில்லை என்றால் உங்களுக்கு இன்னொரு வழி உள்ளது. எண்களை சிறியதாக்கிவிட்டால் செல்லுக்குள் அடங்கி விடும் அல்லவா? இந்த வேலையை யார் பார்ப்பார்கள்?

எண்களை அடித்துப் பின் செலக்ட் செய்து பின் அதன் அளவைச் சுருக்கும் வேலை நேரம் எடுக்கும் செயல் அல்லவா? தேவையே இல்லை. கம்ப்யூட்டரே அதனைப் பார்த்துக் கொள்ளும். செல்லின் அகல அளவைக் கூட்டாமல் செல்லுக்குள் எண்களின் அளவைச் சுருக்கி அமைத்துக் கொள்ளும். எப்படி எழுத்துக்களின் அளவைச் சுருக்கலாம் என்று யோசிக்க வேண்டாம்.

அதற்கான “shrink to fit” என்ற கட்டளைக் கட்டத்தினைக் கிளிக் செய்திட்டால் போதும். இதற்கு முதலில் எந்த செல்களில் மற்றும் படுக்க வரிசைகளில் இந்த செயல்பாடு தேவையோ அவற்றை முதலில் செலக்ட் செய்திடவும். அதன்பின் பார்மட் செல்ஸ் (Format Cells) விண்டோவினைத் திறக்க வேண்டும்.

இதற்கு செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்த பின்னர் ரைட் கிளிக் செய்து வரும் மெனுவில் Format Cells என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும்.

அல்லது கண்ட்ரோல் + 1 அழுத்தவும். இதில் கிடைக்கும் டேப்களில் Alignment டேபினைக் கிளிக் செய்து அதற்கான விண்டோவினைப் பெறவும்.

Text Control section என்ற பிரிவில் Shrink to fit என்பதைக் கிளிக் செய்திடவும்.

பின் ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும்.

இனி தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் எண்களை அமைக்கும் போது அவைசெல்லுக்குள் அடங்காதவனவாக இருந்தால், தானாக தன் அளவைச் சுருக்கிக் கொள்ளும்.

Share |