விருப்பப்படி "வியூ' அமைத்திட

மிகப் பெரிய அளவில் எக்ஸெல் பைல்களை உருவாக்கும்போது கீழே குறிப்பிட்டுள்ள சிக்கலை, அநேகமாக அனைவரும் சந்தித்திருப்போம். குறிப்பிட்ட சில செல்களுக்குச் செல்ல "அங்கிட்டும் இங்கிட்டும்' அலைந்து கொண்டிருப்போம். இந்த அலைச்சலினால், எந்த செல்லில் என்ன வகையான தகவல் உள்ளது என்பதையே மறந்துவிடும். இதனால் “Go To” வசதியைக் கூட பயன்படுத்த இயலாமல் போய்விடும். இந்த மாதிரி செல்களுக்கு இடையே செல்வது மட்டுமின்றி சில வேளைகளில் புதிய செல்களுக்குச் செல்கையில் எந்த செல்களை எல்லாம் பிரிண்ட் செய்திட வேண்டும் என்பதிலும் பிரிண்ட் செட்டிங்ஸ் அமைப் பதிலும் பில்டர்களை உருவாக்கு வதிலும் நாம் குழப்பம் அடையலாம்.
இது என்ன தலைவலி!! என நாம் ஆச்சரியமும் எரிச்சலும் அடையலாம். இதற்கு ஏதேனும் வழி உள்ளதா? நாம் அடிக்கடி செல்ல வேண்டிய செல்களை மட்டும் ஒரு பட்டியலாக வைத்துக் கொண்டு தாவ முடியுமா? என்று நீங்கள் கேட்கலாம். முடியும். இது நீங்கள் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டை எப்படிக் காண விரும்புகிறீர்கள் என்பதைப் பொறுத்து உள்ளது. இதற்கான தீர்வை எக்ஸெல்லில் உள்ள Custom View என்ற வசதி தருகிறது. உங்கள் வசதிப்படி ஒர்க் புக் எப்படி தோற்றம் தர வேண்டும் என்பதனையோ அல்லது அச்சில் எப்படி வர வேண்டும் என்பதனையோ முடிவு செய்து, பின் உருவாக்கி நீங்கள் அப்படியே சேவ் செய்து கொள்ளலாம். இதனால் மற்ற மாற்றங்களை ஏற்படுத்தினாலும் இந்த வியூவைத் தேர்ந் தெடுக்கையில் நீங்கள் எப்படி அமைத்து சேவ் செய்தீர்களோ அந்த செல்களுடன் அந்த செட்டிங்கு கள் செயல்பாட்டிற்கு வந்து விடும். அந்த குறிப்பிட்ட வியூவிற்கான பிரிண்ட் செட்டிங்ஸ் அமைத்துவிட்டால் அதுவும் வியூ செட்டிங்ஸில் சேவ் செய்யப்படும். இப்படியே பல வகையான செல்கள் கொண்ட, மற்றவை மறைக்கப்பட்ட,

தோற்றங்களை உருவாக்கி சேவ் செய்து பின் வேண்டும்போது பெறலாம். இதனால் நம் நேரமும் சக்தியும் வீணாகாமல் பாதுகாக்கப்படுகிறது. சரி, இந்த வியூ செட்டிங்ஸை எப்படி அமைப்பது என்று பார்ப்போம்.

1.முதலில் உங்கள் மிகப் பெரிய ஒர்க் புக்கைத் திறந்து கொள்ளுங்கள்.

2. பின் எந்த இடத்தில் நீங்கள் செயலாற்ற விரும்புகிறீர்களோ அந்த இடத்திற்குச் செல்லுங்கள்.

3. இப்போது நீங்கள் மேற்கொள்ள விரும்பும் மாற்றங்களை மேற்கொள்ளவும். எடுத்துக்காட்டாக print areas, hidden rows, filters, subtotals போன்றவற்றை அமைக்கவும். இப்போது வியூ செட்டிங்ஸ் அமைக்கப் போகிறீர்கள்.

4. View மெனு செல்லவும். அங்கு Custom Views என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது Custom Views window திறக்கப்படும்.

5. புதிய வியூ உருவாக்குவதற்காக Add என்னும் பட்டனைத் தட்டவும். ஏற்கனவே திறந்திருக்கும் விண்டோ புதிய வியூவிற்கு ஒரு பெயர் கொடுக்கும் வசதியை உங்களுக்குத் தரும். உங்கள் நோக்கத்தின் அடிப்படையில் வியூவிற்கான பெயரைத் தேர்ந் தெடுத்து அமைக்கவும். தேர்ந்தெடுக்கும் பெயர் உங்களுக்கு வியூவினைக் கண்டறிவதில் உதவுவதாக இருக்க வேண்டும். இனி எந்த செட்டிங்ஸ் எல்லாம் இந்த வியூவில் இருக்கக் கூடாது என்று விரும்புகிறீர்களோ அதில் எல்லாம் டிக் அடையாளத்தை நீக்கவும். இந்த புதிய வியூவிற்கான பிரிண்ட் செட்டிங்ஸைக் கூட நீங்கள் முடிவு செய்து Print settings மூலம் வியூவிற்குள் கொண்டு வரலாம். இது எல்லாம் முடித்த பின்னர் வியூவிற்கான பெயர் கொடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இப்படியே நீங்கள் விரும்பும் தேர்வு மற்றும் தோற்றங்களை வரிசையாக உருவாக்கி வியூக்களாக சேவ் செய்திடலாம்.

இதன்பின் நீங்கள் ஒர்க் புக்கில் எங்கு விட்டீர்களோ அங்கு இருப்பீர்கள். இனி நீங்கள் சேவ் செய்த வியூவினை எப்போதும் பெறலாம். அதற்கு View மெனு சென்று அங்கு Custom Views என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அந்த விண்டோவில் select the name of the viewவில் நீங்கள் திறக்க விரும்பும் வியூவினைத் தேர்ந்தெடுத்து Show என்பதில் கிளிக் செய்தால் நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்கள் மற்றும் செட்டிங்ஸ்களுடன் ஒர்க் புக் தோன்றும். ஏதேனும் வியூ செட்டிங்ஸை நீக்க வேண்டும் என எண்ணினால் மீண்டும் Custom Views விண்டோ சென்று வியூவிற்கான பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து Delete பட்டனை அழுத்தவும்.