எக்ஸெல் டிப்ஸ்

அப்போதைய நேரம் பதிய: சிலர் எக்ஸெல் புரோகிராமில் பணி செய்கையில், தாங்கள் ஈடுபடும் பல்வேறு வேலைகளில், தாங்கள் செலவழிக்கும் கால அளவை அறிய திட்டமிடுவார்கள். அதற்கென, வேலை தொடங்கும் போது அல்லது முடிக்கும் போது, அல்லது இடைவெளியின் போது, அப்போதைய நேரத்தைப் பதிய விரும்புவார்கள்.

இவர்கள், நேரத்தைப் பார்த்து, அதனை டைப் செய்து எண்டர் தட்ட வேண்டியதில்லை. செல் ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுத்து, Ctrl+: (: -கோலன்) என்ற கீகளை அழுத்தினால் போதும். கோலன் அமைக்க ஷிப்ட் கீ அழுத்தப்பட வேண்டும் என்பதால், இதனை Shift+Ctrl+: எனவும் கூறலாம். இந்த கீகளை அழுத்திவிட்டால், எக்ஸெல், நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்லில், சிஸ்டத்தின் அப்போதைய நேரத்தினை அமைக்கிறது. நீங்கள் செய்ய வேண்டியதெல்லாம், உடனே எண்டர் அழுத்தி, அதனை ஏற்றுக் கொள்வதுதான்.

டேட்டாக்களை வரிசைப்படுத்த: எக்ஸெல் தொகுப்பில் நாம் பலவகையான டேட்டாக்களை அடுக்கி வைக்கிறோம். அவற்றை பல்வேறு நிலைகளில் நாம் வரிசைப்படுத்திப் பார்க்க வேண்டியதிருக்கும். அகரவரிசைப்படி, குறைந்த மதிப்பு அல்லது உயர்ந்த மதிப்பு என வரிசைப்படுத்த வேண்டியதிருக்கும். இதனை எப்படி மேற்கொள்வது என்று இங்கு பார்க்கலாம்.

முதலில் எக்ஸெல் தொகுப்பிற்கு எந்த டேட்டாவை வரிசைப்படுத்த வேண்டும் என சொல்ல வேண்டும். இதனை மேற்கொள்ள முதலில் டேட்டா இருக்கும் செல்லினைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். ஒரே ஒரு செல்லை மட்டும் வரிசைப்படுத்துவதாக இருந்தால் Sort Ascending அல்லது Sort Descending பட்டனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

எந்த செல்லைத் தேர்ந்தெடுக்கிறீர்களோ அந்த செல் அந்த பீல்டின் காலத்தில் இருப்பதனை உறுதி செய்து கொள்ளவும். இந்த இரு பட்டன்களும் Standard டூல்பாரில் உள்ளன.

ஒரே வகை டேட்டா இல்லாமல் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட வகை டேட்டாவினை (எடுத்துக்காட்டாக பெயர் மற்றும் பிறந்த தேதி) வரிசைப்படுத்த வேண்டும் என்றால் நீங்கள் எக்ஸெல் தொகுப்பிற்கு வேறு வகையில் இதனைத் தெரியப்படுத்த வேண்டும்.

எந்த பீல்டுகளை வரிசைப்படுத்த வேண்டும் எனவும் எந்த வகையில் அவற்றை அடுக்க வேண்டும் எனவும் கூற வேண்டும். இதற்கு முதலில் Data மெனு செல்லவும். அதில் Sort என்னும் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இந்த Sort விண்டோவில் மூன்று வகையில் பிரிப்பதற்கு, அவற்றில் எதற்கு முன்னுரிமை கொடுப்பதற்கு என வழிகள் தரப்பட்டிருக்கும்.

ஒவ்வொன்றையும் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் பட்டியலில் நீங்கள் விரும்பும் டேட்டா செல்லுக்கான பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து முன்னுரிமைக்கேற்றபடி அமைக்கவும். அவை ஒவ்வொன்றிலும் கீழிருந்து மேலாகவும் மேலிருந்து கீழாகவும் (உயர்ந்த மதிப்பு/குறைந்த மதிப்பு) அமைக்க ascending அல்லது descending தேர்ந்தெடுக்கவும். வகைப்படுத்த வேண்டிய டேட்டா செல்களுக்கு நீங்கள் ஹெடர் வரிசை (“Header row”) ஒன்று கொடுத்திருந்தால் அதனைக் குறிப்பிட வேண்டும்.

இதற்கு கீழாக வசதி தரப்பட்டிருக்கும். இதனை நீங்கள் செலக்ட் செய்யாவிட்டால் எக்ஸெல் ஹெடரிலுள்ள சொல்லையும் எடுத்துக் கொண்டு பிரித்து அதற்கென ஒரு இடம் கொடுத்துப் பிரிக்கும். அல்லது ஹெடர் வரிசை நீங்கள் கொடுக்கவில்லை என்றால் “No header row” என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும்.

அனைத்தும் முடிந்தவுடன் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இப்போது உங்கள் டேட்டா தொகுப்பு நீங்கள் விரும்பியபடி வகைப்படுத்தப்பட்டு அழகாகக் கிடைக்கும். மீண்டும் வேறு ஒரு செல்லில் உள்ள டேட்டாவினையும் சேர்த்து வகைப்படுத்திடத் திட்டமிட்டால் அதனை மாற்றித் தேர்ந்தெடுத்து வகைப்படுத்தலாம்.

Share |