எக்ஸெல் டிப்ஸ்: பெர்சனல் தகவல்களை மறைக்க

பார்மட்டிங் ஷார்ட்கட்: எக்ஸெல் செல் ஒன்றில், அதன் தகவல்களைத் தனியே பார்மட்டிங் செய்கையில், ஒவ்வொன்றுக்கும் மெனுவிற்குச் செல்ல வேண் டாம். இந்த ஷார்ட்கட் கீகளைப் பயன்படுத்துங்கள். முதலில் பார்மட் செய்திட வேண்டிய செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். பின் Ctrl + Shift + ! அழுத்தினால் செல்லில் 50 என உள்ள எண்ணை 50.00 என மாற்றும். Ctrl + Shift + % என்ற கீ இணைப்பு .75 என்பதை 75% என மாற்றும். Ctrl + Shift + @ என்ற கீகளை இணைத்து அழுத்தினால் 15.45 என்ற நேரக் குறியீட்டை 3:45 PM என மாற்றும். Ctrl + Shift + # என்ற கீகள் 11/4/2007 என்ற நாள் குறியீட்டை 4Nov07 என மாற்றும். Ctrl + Shift + $ என்ற கீகள் 50 என உள்ள எண்களை கரன்சியுடன் ($50.00) சேர்த்துக் காட்டும்.

பெர்சனல் தகவல்களை மறைக்க: எக்ஸெல் தொகுப்பில் புதிய ஒர்க்ஷீட்களை உருவாக்கி, அவற்றில் டேட்டாவினைப் பதிகையில், அந்த ஒர்க்ஷீட் பைலில், நம்முடைய பெர்சனல் தகவல்களும் இணைக்கப்படுகின்றன. பைல் ப்ராப்பர்ட்டீஸ் என்ற வகையில் இவை பதியப்படும். இதனால், பைல் ஒன்றை யார் உருவாக்கியது போன்ற தகவல்கள் அனைவருக்கும் தெரிய வரும். இந்த தகவல்களை ஒவ்வொரு பைலின் ப்ராப்பர்ட்டீஸ் சென்று நீக்கலாம். ஒவ்வொரு பைலாக இதனை மேற்கொள்வதைக் காட்டிலும், ஒர்க்ஷீட்கள் உருவாகும்போது இத்தகைய தகவல்களை இணைக் காமல் இருக்க செட்டிங்ஸ் மேற்கொள்ளலாம். இதற்கு Tools > Options என முதலில் தேர்ந்தெடுக்கவும். இங்கு Options டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இங்குள்ள டேப்களில் Security டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது கிடைக்கும் விண்டோ பிரிவில் Remove Personal Information from File Properties on Save என்று இருப்பதைப் பார்த்து, அதில் டிக் அடையாளத்தை ஏற்படுத்தவும். அடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து அனைத்தையும் மூடவும். இனி பெர்சனல் தகவல்கள் சேர்க்கப்பட மாட்டா.
எக்ஸெல் 2007 பயன்படுத்துபவர்கள், கீழே குறிப்பிட்ட வழிகளில் செயல்படவும். இந்த தொகுப்பில் Document Inspector என்று ஒரு வசதியைக் காணலாம். இதன் மூலம் பைல் ஒன்றின் பல தகவல்களைப் பார்க்கலாம். Office பட்டன் கிளிக் செய்து, Prepare | Inspect Document எனச் செல்லவும். இப்போது கிடைக்கும் டாகுமெண்ட் இன்ஸ்பெக்டர் டயலாக் பாக்ஸில், கண்காணிப்பில் இருக்க வேண்டிய விஷயங்களைத் தேர்ந்தெடுத்துப் பின்னர் Inspect என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். எக்ஸெல் ஒர்க் புக்கில் இருக்கும் பெர்சனல் தகவல்களைக் காட்டி, அவற்றில் எவை எல்லாம் இருக்கக் கூடாது என்ற விருப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கும்படி கேட்கும். அவ்வாறே செயல்படலாம்.

ஒர்க் ஷீட்டின் இறுதி வரிசை: எக்ஸெல் தொகுப்பில் Ctrl+End அழுத்துகையில், எக்ஸெல், ஒர்க்ஷீட்டின் கீழாக டேட்டா அமைக்கப்பட்டுள்ள செல்லுக்கு, உங்களை அழைத்துச் செல்லும். இது கீழ் வரிசையில் குறுக்கு வலது நெட்டு வரிசை எனச் சொல்லப்படும். நீங்கள் சில படுக்கை வரிசைகள் அல்லது நெட்டு வரிசைகளை, ஒர்க்ஷீட்டில் நீக்கினால், Ctrl+End கீகள் உங்களை நீக்கியவற்றிற்கு முன்பாகக் கீழாக டேட்டா அமைந்துள்ள வலது ஓர செல்லுக்கு எடுத்துச் செல்லும் என்று தானே எதிர்பார்ப்பீர்கள். அதுதான் இல்லை. ஏற்கனவே ஒரிஜினலாக, இறுதியாக எந்த செல்லுக்குச் சென்றதோ, அந்த செல்லுக்குத் தான் செல்லும்.

எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் அமைத்த ஒர்க் ஷீட் ஒன்றில் H20 செல் கீழாக, இறுதியானதாக இருப்பதாக வைத்துக் கொள்வோம். இதில் நீங்கள் மூன்று படுக்கை வரிசைகளையும், ஒரு நெட்டு வரிசையினையும் இடையே நீக்குகிறீர்கள். இப்போது Ctrl+End கீகளை அழுத்தினால், கர்சர் G17 செல்லுக்குத்தானே செல்லும் என்று எதிர்பார்க்கிறீர்கள். இல்லை. அதற்குப் பதிலாக H20 என்ற செல்லுக்கே செல்லும். இதற்குக் காரணம் என்னவென்றால், நீங்கள் ஏற்படுத்திய மாற்றம், பைலில் பதியப்படாததே ஆகும். எனவே, மாற்றத்திற்கேற்ற வகையில் இறுதி செல் காட்டப்பட வேண்டும் என்றால், பைலை சேவ் செய்தால் போதும். மாற்றத்தின் அடிப்படையில் கடைசி செல்லைக் காட்டும்.

Share |