எக்ஸெல் டிப்ஸ்

பேஸ்ட் பட்டன்: எக்ஸெல் 2003க்குப் பின் வந்த தொகுப்பில் பணியாற்றும் பலரும் இதனை அறிந்திருக்க மாட்டார்கள். அத்தொகுப்பில் தரப்பட்டிருக்கும் பேஸ்ட் பட்டன் வழக்கமான பட்டனாக இல்லாமல் மேலும் சில வசதிகள் கொண்டதாக இருப்பதைக் காணலாம். அதிலுள்ள சிறிய அம்புக் குறியினை அழுத்தினால் எக்ஸெல் உங்களுக்காக மேலும் சில வேலைகளை மேற் கொள்ள தயாராக இருப்பதனைக் காணலாம். இதில் பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் பட்டன் ஒன்றும் இருக்கும். அதனை அழுத்தினால் பேஸ்ட்செய்வதில் மேலும் சில கூடுதல் வசதிகளைத் தரும் பிரிவுகள் காணப்படலாம். எனவே நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்லில் இருந்து பார்முலா வேண்டுமா, வேல்யூ வேண்டுமா, செல் டேட்டா மட்டும் வேண்டுமா, செல் பார்மட்டோடு காப்பி செய்யப்பட வேண்டுமா, யூனிகோட் டெக்ஸ்ட்டில் டெக்ஸ்ட் அமைக்கப்பட வேண்டுமா எனப் பல பிரிவுகள் இங்கு உங்கள் தேவைக்குத் தரப்பட்டிருக்கும். உங்கள் தேவைக்கேற்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து இயக்கவும்.



சார்ட்டிங் செய்தால் பார்மட் மாறுமா?: எக்ஸெல் தொகுப்பில், டேட்டாக்களை வரிசைப் படுத்துகிறீர்கள். டேட்டாக்கள், நீங்கள் அமைத்த செட்டிங்ஸ் ஏற்றபடி, வரிசைப்படுத்தப் படுகின்றன. டேட்டாக்களுக்குத் தரப்பட்ட பார்மட்டிங் வழிகள் என்னவாகின்றன? சில பார்மட்டிங் செட்டிங்ஸ் அப்படியே புதிய இடத்திற்கு எடுத்துச் செல்லப்படுகின்றன. சில மாற்றப்படுகின்றன. இப்படி மாற்றங்கள் இல்லாமல், வரிசைப்படுத்திய பின்னரும், பார்மட்டிங் அமைப்பும் எடுத்துச் செல்லப்படும் வகையில் எக்ஸெல் தொகுப்பில் செட் செய்திடலாம்.
எடுத்துக் காட்டாக, இரண்டு நெட்டு வரிசை டேபிள் ஒன்றை ஒர்க்ஷீட்டில் அமைத்து இருக்கிறேன். முதல் வரிசையில் பல நாட்களுக்கான தேதிகளை, எந்த வரிசையும் இன்றி அமைத்திருக்கிறேன். இரண்டாவது வரிசையில் A முதல் E வரை அமைத்துள்ளேன். C என்ற எழுத்து உள்ள கட்டத்தின் பின் நிறத்தினை ஒரு வண்ணத்தில் அமைத்திருக்கிறேன். இந்த செல்லைச் சுற்றி ஒரு வகையான பார்டர் அமைத்துள்ளேன். இப்போது முதல் நெட்டு வரிசையில் உள்ள டேட்டாவினை வரிசைப்படுத்துகிறேன். இப்போது எக்ஸெல் இ என்ற எழுத்து உள்ள செல்லினை, அதன் பேக் கிரவுண்ட் வண்ணத்துடன் எடுத்துச் சென்று அதன் புது இடத்தில் வைக்கிறது. ஆனால் பார்டர்கள் வேறாக அமைகிறது.இரண்டையும் ஒன்றாகக் கொண்டு செல்வதே என் விருப்பம். இதற்கான வழியினைப் பார்க்கலாம்.

இதற்கான தீர்வு நாம் செல்களை எப்படி பார்மட் செய்கிறோம் என்பதைப் பொறுத்து உள்ளது. இரண்டு வகையான பார்மட் வழிகளை எக்ஸெல் கொண்டுள்ளது -- வழக்கமான பார்மட்டிங், நிபந்தனையில் பேரிலான பார்மட்டிங் (regular formatting and conditional formatting). வழக்கமான பார்மட்டிங் முறையை மேற்கொண்டால், மேலே விளக்கியது போல ஒரு பார்மட்டிங் எடுத்துச் செல்லப்பட்டு, இன்னொன்று தங்கிவிடும். நிபந்தனையின் பேரிலான பார்மட்டிங் (conditional formatting) மேற்கொள்கையில், அனைத்து பார்மட்டிங் அமைப்புகளுடன் செல் நகர்ந்து கொடுக்கும்.

விரும்பும் எழுத்தினை நிலைப்படுத்த: எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் ஒன்றில் அப்போது உள்ள எழுத்துவகை உங்களுக்கு பிடிக்காமல் இருக்கலாம். அல்லது உங்களுக்குப் பிடித்த வகையினை நீங்கள் மாறாததாக அமைத்திட எண்ணலாம். அல்லது ஆங்கிலம் அல்லாமல் தமிழ் எழுத்துக்களில் அடங்கிய தகவல்கள் கொண்ட பைலை நீங்கள் அடிக்கடி பயன்படுத்தலாம். அப்போது ஒவ்வொரு முறையும் பாண்ட் விண்டோ சென்று தமிழ் எழுத்தினை செட் செய்வது சிக்கலாக இருக்கலாம். இதற்கு ஒரே வழி நீங்கள் விரும்பும் எழுத்து வகையினை நிலைத்த எழுத்தாக அமைப்பதுதான். இதனை செட் செய்திடக் கீழ்க்காணும்படி அமைத்திடுங்கள்.

1."Tools” மெனு கிளிக் செய்து அதில் "Options” பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2. இனி கிடைக்கும் "Options” என்னும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் "General” என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும்.

3. இப்போது கிடைக்கும் விண்டோவில் "Standard font” என்பதற்கு நேர் எதிராக பாண்ட் மற்றும் சைஸ் விண்டோ இருக்கும். இதில் நீங்கள் விரும்பும் எழுத்துவகையினைத் தேர்ந்தெடுத்து மற்றும் அதற்கான அளவினையும் தேர்ந்தெடுத்து பின் ஓகே கிளிக் செய்து விண்டோக்களை மூடவும்.

இனி எப்போது எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டைத் திறந்தாலும் காலி இடத்தில் இந்த பாண்ட் தான் பயன்பாட்டிற்குத் தயாராக இருக்கும்.

Share |