அனைத்து பக்கங்களிலும் தலைப்புகள்: எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட் ஒன்றைத் தொடங்குகை யில், முதல் படுக்கை வரிசைகளில், செல்களில் டேட்டா உள்ளீடு செய்திட வசதியாக, டேட்டா சார்ந்த பொருள் குறித்த தலைப்பினை எழுதி வைப்போம். இதனால், தவறு ஏற்படாமல் டேட்டாக்களை இடலாம். எடுத்துக்காட்டாக, பொருட்களை விற்பனை செய்திடும் கடை ஒன்றில், பொருட்கள் விற்பனை ஏற்படுகையில், ஒவ்வொரு பில்லுக்குமான தொகை யினை அந்த அந்த பொருளுக்கேற்ப உள்ளீடு செய்திட விரும்புவோம். இதற்கு தலைப்பில் அந்த பொருளின் பெயர் தலைப்பாக இருந்தால், சரியாக டேட்டா அமைக்கலாம்.
ஆனால், இரண்டாவது பக்கத்திற்குச் சென்றவுடன், இந்த தலைப்பு தெரியாது. நம்மால் ஓரளவிற்குத்தான் பொருட்களின் பெயர்களை நினைவில் வைத்திருப்போம். இதற்கான தீர்வு, ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் செல்களின் தலைப்புகள் காட்டப்பட வேண்டும். அதாவது படுக்கை வரிசை 30, 40 எனச் சென்றாலும், அந்த பக்கங்களின் மேலாக, இந்த தலைப்புகள் நமக்குத் தெரிந்தபடி இருக்க வேண்டும். இதனை அமைத்திட சில செட்டிங்ஸ் மாற்றம் மேற்கொள்ள வேண்டும்.
எடுத்துக் காட்டாக, முதல் மூன்று படுக்கை வரிசைகளில் நிறுவனப் பெயர் மற்றும் நெட்டு வரிசைகளில் அமைப்பதற்கான டேட்டாவினை விளக்கும் வகையில் தலைப்புகளை அமைத்திருக்கிறீர்கள். இந்த மூன்று படுக்கை வரிசைகளும் அனைத்து பக்கங்களிலும் தெரிய வேண்டும். எனவே A4 செல்லைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். தேர்ந்தெடுத்த பின்னர், மேலே உள்ள மெனு பாரில், Window என்பதில் கிளிக் செய்திடுங்கள். கீழாக Freeze Panes என்று ஒரு பிரிவு இருக்கும்.
இதனைத் தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது மூன்றாவது படுக்கை வரிசைக்கும், நான்காவது படுக்கை வரிசைக்கும் இடையே, பட்டையாக ஒரு கோடு இருக்கும். இனி நீங்கள் 60, 70 என எந்த படுக்கை வரிசைக்குச் சென்றாலும், முதல் மூன்று படுக்கை வரிசைகள் அப்படியே மேலாக உறைந்து நிற்கும். ஒன்றை நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் இதற்கெனத் தேர்ந்தெடுக்கும் செல் A வரிசையில் தான் இருக்க வேண்டும்.
சரி, வேலை முடிந்த பின், இந்த உறைந்த செல்களை மறுபடியும் வழக்கமான நிலையில் வைக்க வேண்டுமே. என்ன செய்யலாம்? மீண்டும் Window மெனுவினைத் தேர்ந்தெடுத்தால் அங்கு Unfreeze Panes என்று ஒரு பிரிவு Freeze Panes இருந்த இடத்தில் இருக்கும். இதில் கிளிக் செய்தால், உடனே உறையச் செய்த வரிசைகள் அதன் தன்மையிலிருந்து விலகும். குறுக்காக இருந்த பட்டையான கோடு மறைந்துவிடும்.
எக்ஸெல் எழுத்தின் அளவு:
மற்ற அப்ளிகேஷன் சாப்ட்வேர் போலவே எக்ஸெல் தொகுப்பிலும் எழுத்தின் அளவு பாய்ண்ட் என்றே குறிப்பிடப்படுகிறது. ஒரு பாய்ண்ட் என்பது ஏறத்தாழ ஓர் அங்குலத்தில் 72ல் ஒரு பங்கு. ஒரு செல் அல்லது செல்லில் உள்ள தகவல் ஒன்றின் எழுத்தின் அளவினை மாற்ற வேண்டியதிருப்பின் நாம் டூல் பாரினைப் பயன்படுத்துகிறோம். டெக்ஸ்ட் சம்பந்தமான டூல்களுக்கு இடது பக்கம் (பாண்ட் டூலின் வலது பக்கம்) பாய்ண்ட் அளவின் பீல்டு கட்டம் உள்ளது. இந்த பீல்டின் வலது பக்கம் உள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்தால் எழுத்தின் பாய்ண்ட் அளவுகள் பலவற்றைக் காணலாம். டெக்ஸ்ட்டைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு இந்த சைஸை மாற்றினால் எழுத்துக்களின் அளவு மாறி இருப்பதனைக் காணலாம்.
ஆனால் ஒன்றை நினைவில் கொள்ள வேண்டும். கிளிக் செய்தால் கீழ் நோக்கி விரியும் அளவுகளில் மட்டுமே எழுத்தின் அளவை மாற்ற முடியும் என்பதல்ல. அளவு கட்டத்தில் சென்று எழுத்தின் அளவை கீ போர்டு வழியாக டைப் செய்து அமைக்க முடியும். எக்ஸெல் தொகுப்பினைப் பொறுத்த வரை 1 முதல் 409 புள்ளி வரை இதனை அமைக்க முடியும். (இது உங்கள் பிரிண்டரின் திறனைப் பொறுத்தது) முழு எண் அளவில் மட்டுமின்றி பாதி அளவிலும் இந்த எழுத்தின் அளவை அமைக்கலாம்.
தேதிக்கான கிழமை:
எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட் ஒன்றில், தேதியை அமைத்தால், அதனை ஒரு பார்முலா மூலம் அந்த நாளுக்கான கிழமையாக மாற்றலாம். இதற்கான வழியை எக்ஸெல் கொண்டுள்ளது. எடுத்துக்காட்டாக, 2013-வது ஆண்டு மார்ச் மாதம், 11-ம் தேதி என்ன கிழமை எனத் தெரிய வேண்டுமானால் ஏதாவது ஒரு செல்லில்=DATE(2013,03,11) என்ற பார்முலாவைக் கொடுக்க வேண்டும். கிடைக்கிற விடையை ரைட்-கிளிக் செய்து Format Cells கட்டளையைத் தேர்வு செய்திட வேண்டும். Number டேபைக் கிளிக் செய்து அதிலுள்ள Custom என்பதை Categoryயின் கீழ் தேர்வு செய்த பின்னர், Type என்பதில் dddd என டைப் செய்து OK செய்தால், கிழமை தெரியும்.
மூன்றுக்கும் மேலான ஒர்க் ஷீட்கள்:
எக்ஸெல் ஒர்க்புக் ஒன்றைத் திறந்து டேட்டாக்களை உள்ளிடுகையில், நமக்கு தொடக்க நிலையில், மூன்று ஒர்க் ஷீட்கள் கிடைக்கும். இது மாறா நிலையில் (Default) உள்ளபடி தரப்படுகிறது. சில வேளைகளில், நாம் ஒரே நேரத்தில், மூன்றுக்கும் மேற்பட்ட ஒர்க்ஷீட்களில் டேட்டா உள்ளிட வேண்டியதிருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக, பல வகுப்புகளில் உள்ள மாணவர்களுக்கான டேட்டா வினை இடுகையில், அந்த வகுப்பில் உள்ள செக்ஷன்களுக்கேற்றபடி, பல ஒர்க் ஷீட்களில் டேட்டாவினை, ஒரே நேரத்தில் அடுத்தடுத்து இட வேண்டியதிருக்கும். இதற்காக, நாம் மெனு சென்று இன்ஸர்ட் (Insert) கட்டளையைப் பயன்படுத்த வேண்டிய திருக்கும். இதற்குப் பதிலாக, ஒர்க்புக் திறக்கையிலேயே நாம் விரும்பிய எண்ணிக்கையில் ஒர்க்ஷீட்கள் கிடைத்தால், நன்றாக இருக்குமே என்று நாம் எண்ணலாம். இதற்கேற்ற வழியை எக்ஸெல் தருகிறது.
முதலில் Tools மெனு செல்லவும். அதில் Options பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும். பின் கிடைக்கும் (Options Dialogue Box) டயலாக் பாக்ஸில் General என்னும் டேபினைக் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் விண்டோவினைப் பார்க்கவும்.
இதில் இரண்டாவது பிரிவில் முதலாவதாக Sheets in New Workbook என்று ஒரு வரி இருக்கும். அதன் எதிரே உள்ள சிறிய கட்டத்தில் 3 என்ற எண் இருக்கும். இதன் மீது கர்சரைக் கொண்டு சென்று உங்களுக்குத் தேவையான ஒர்க் ஷீட் எண்ணிக்கை எண்ணை டைப் செய்து ஓகே கிளிக் செய்திடலாம். அல்லது அருகே உள்ள சிறிய அம்புக் குறிகளை மேல் கீழாக அழுத்தி எண்ணிக்கையை அதிகப் படுத்தலாம்; அல்லது குறைக்கலாம்.
செய்து முடித்தவுடன் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இனி எத்தனை ஒர்க் ஷீட் வேண்டுமென்று செட் செய்தீர்களோ அத்தனை ஒர்க் ஷீட்களுடன் புதிய ஒர்க் புக் திறக்கப்படும். நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள், புதிய ஒர்க் புக் தான் இந்த மாற்றங்களோடு கிடைக்கும். ஏற்கனவே நீங்கள் பயன்படுத்தி வைத்திருக்கும் ஒர்க் புக்கில் இந்த மாற்றம் மேற்கொள்ளப்படாது.
ஆனால், இரண்டாவது பக்கத்திற்குச் சென்றவுடன், இந்த தலைப்பு தெரியாது. நம்மால் ஓரளவிற்குத்தான் பொருட்களின் பெயர்களை நினைவில் வைத்திருப்போம். இதற்கான தீர்வு, ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் செல்களின் தலைப்புகள் காட்டப்பட வேண்டும். அதாவது படுக்கை வரிசை 30, 40 எனச் சென்றாலும், அந்த பக்கங்களின் மேலாக, இந்த தலைப்புகள் நமக்குத் தெரிந்தபடி இருக்க வேண்டும். இதனை அமைத்திட சில செட்டிங்ஸ் மாற்றம் மேற்கொள்ள வேண்டும்.
எடுத்துக் காட்டாக, முதல் மூன்று படுக்கை வரிசைகளில் நிறுவனப் பெயர் மற்றும் நெட்டு வரிசைகளில் அமைப்பதற்கான டேட்டாவினை விளக்கும் வகையில் தலைப்புகளை அமைத்திருக்கிறீர்கள். இந்த மூன்று படுக்கை வரிசைகளும் அனைத்து பக்கங்களிலும் தெரிய வேண்டும். எனவே A4 செல்லைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். தேர்ந்தெடுத்த பின்னர், மேலே உள்ள மெனு பாரில், Window என்பதில் கிளிக் செய்திடுங்கள். கீழாக Freeze Panes என்று ஒரு பிரிவு இருக்கும்.
இதனைத் தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது மூன்றாவது படுக்கை வரிசைக்கும், நான்காவது படுக்கை வரிசைக்கும் இடையே, பட்டையாக ஒரு கோடு இருக்கும். இனி நீங்கள் 60, 70 என எந்த படுக்கை வரிசைக்குச் சென்றாலும், முதல் மூன்று படுக்கை வரிசைகள் அப்படியே மேலாக உறைந்து நிற்கும். ஒன்றை நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் இதற்கெனத் தேர்ந்தெடுக்கும் செல் A வரிசையில் தான் இருக்க வேண்டும்.
சரி, வேலை முடிந்த பின், இந்த உறைந்த செல்களை மறுபடியும் வழக்கமான நிலையில் வைக்க வேண்டுமே. என்ன செய்யலாம்? மீண்டும் Window மெனுவினைத் தேர்ந்தெடுத்தால் அங்கு Unfreeze Panes என்று ஒரு பிரிவு Freeze Panes இருந்த இடத்தில் இருக்கும். இதில் கிளிக் செய்தால், உடனே உறையச் செய்த வரிசைகள் அதன் தன்மையிலிருந்து விலகும். குறுக்காக இருந்த பட்டையான கோடு மறைந்துவிடும்.
எக்ஸெல் எழுத்தின் அளவு:
மற்ற அப்ளிகேஷன் சாப்ட்வேர் போலவே எக்ஸெல் தொகுப்பிலும் எழுத்தின் அளவு பாய்ண்ட் என்றே குறிப்பிடப்படுகிறது. ஒரு பாய்ண்ட் என்பது ஏறத்தாழ ஓர் அங்குலத்தில் 72ல் ஒரு பங்கு. ஒரு செல் அல்லது செல்லில் உள்ள தகவல் ஒன்றின் எழுத்தின் அளவினை மாற்ற வேண்டியதிருப்பின் நாம் டூல் பாரினைப் பயன்படுத்துகிறோம். டெக்ஸ்ட் சம்பந்தமான டூல்களுக்கு இடது பக்கம் (பாண்ட் டூலின் வலது பக்கம்) பாய்ண்ட் அளவின் பீல்டு கட்டம் உள்ளது. இந்த பீல்டின் வலது பக்கம் உள்ள கீழ் நோக்கிய அம்புக் குறியில் கிளிக் செய்தால் எழுத்தின் பாய்ண்ட் அளவுகள் பலவற்றைக் காணலாம். டெக்ஸ்ட்டைத் தேர்ந்தெடுத்துவிட்டு இந்த சைஸை மாற்றினால் எழுத்துக்களின் அளவு மாறி இருப்பதனைக் காணலாம்.
ஆனால் ஒன்றை நினைவில் கொள்ள வேண்டும். கிளிக் செய்தால் கீழ் நோக்கி விரியும் அளவுகளில் மட்டுமே எழுத்தின் அளவை மாற்ற முடியும் என்பதல்ல. அளவு கட்டத்தில் சென்று எழுத்தின் அளவை கீ போர்டு வழியாக டைப் செய்து அமைக்க முடியும். எக்ஸெல் தொகுப்பினைப் பொறுத்த வரை 1 முதல் 409 புள்ளி வரை இதனை அமைக்க முடியும். (இது உங்கள் பிரிண்டரின் திறனைப் பொறுத்தது) முழு எண் அளவில் மட்டுமின்றி பாதி அளவிலும் இந்த எழுத்தின் அளவை அமைக்கலாம்.
தேதிக்கான கிழமை:
எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட் ஒன்றில், தேதியை அமைத்தால், அதனை ஒரு பார்முலா மூலம் அந்த நாளுக்கான கிழமையாக மாற்றலாம். இதற்கான வழியை எக்ஸெல் கொண்டுள்ளது. எடுத்துக்காட்டாக, 2013-வது ஆண்டு மார்ச் மாதம், 11-ம் தேதி என்ன கிழமை எனத் தெரிய வேண்டுமானால் ஏதாவது ஒரு செல்லில்=DATE(2013,03,11) என்ற பார்முலாவைக் கொடுக்க வேண்டும். கிடைக்கிற விடையை ரைட்-கிளிக் செய்து Format Cells கட்டளையைத் தேர்வு செய்திட வேண்டும். Number டேபைக் கிளிக் செய்து அதிலுள்ள Custom என்பதை Categoryயின் கீழ் தேர்வு செய்த பின்னர், Type என்பதில் dddd என டைப் செய்து OK செய்தால், கிழமை தெரியும்.
மூன்றுக்கும் மேலான ஒர்க் ஷீட்கள்:
எக்ஸெல் ஒர்க்புக் ஒன்றைத் திறந்து டேட்டாக்களை உள்ளிடுகையில், நமக்கு தொடக்க நிலையில், மூன்று ஒர்க் ஷீட்கள் கிடைக்கும். இது மாறா நிலையில் (Default) உள்ளபடி தரப்படுகிறது. சில வேளைகளில், நாம் ஒரே நேரத்தில், மூன்றுக்கும் மேற்பட்ட ஒர்க்ஷீட்களில் டேட்டா உள்ளிட வேண்டியதிருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக, பல வகுப்புகளில் உள்ள மாணவர்களுக்கான டேட்டா வினை இடுகையில், அந்த வகுப்பில் உள்ள செக்ஷன்களுக்கேற்றபடி, பல ஒர்க் ஷீட்களில் டேட்டாவினை, ஒரே நேரத்தில் அடுத்தடுத்து இட வேண்டியதிருக்கும். இதற்காக, நாம் மெனு சென்று இன்ஸர்ட் (Insert) கட்டளையைப் பயன்படுத்த வேண்டிய திருக்கும். இதற்குப் பதிலாக, ஒர்க்புக் திறக்கையிலேயே நாம் விரும்பிய எண்ணிக்கையில் ஒர்க்ஷீட்கள் கிடைத்தால், நன்றாக இருக்குமே என்று நாம் எண்ணலாம். இதற்கேற்ற வழியை எக்ஸெல் தருகிறது.
முதலில் Tools மெனு செல்லவும். அதில் Options பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும். பின் கிடைக்கும் (Options Dialogue Box) டயலாக் பாக்ஸில் General என்னும் டேபினைக் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் விண்டோவினைப் பார்க்கவும்.
இதில் இரண்டாவது பிரிவில் முதலாவதாக Sheets in New Workbook என்று ஒரு வரி இருக்கும். அதன் எதிரே உள்ள சிறிய கட்டத்தில் 3 என்ற எண் இருக்கும். இதன் மீது கர்சரைக் கொண்டு சென்று உங்களுக்குத் தேவையான ஒர்க் ஷீட் எண்ணிக்கை எண்ணை டைப் செய்து ஓகே கிளிக் செய்திடலாம். அல்லது அருகே உள்ள சிறிய அம்புக் குறிகளை மேல் கீழாக அழுத்தி எண்ணிக்கையை அதிகப் படுத்தலாம்; அல்லது குறைக்கலாம்.
செய்து முடித்தவுடன் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இனி எத்தனை ஒர்க் ஷீட் வேண்டுமென்று செட் செய்தீர்களோ அத்தனை ஒர்க் ஷீட்களுடன் புதிய ஒர்க் புக் திறக்கப்படும். நினைவில் வைத்துக் கொள்ளுங்கள், புதிய ஒர்க் புக் தான் இந்த மாற்றங்களோடு கிடைக்கும். ஏற்கனவே நீங்கள் பயன்படுத்தி வைத்திருக்கும் ஒர்க் புக்கில் இந்த மாற்றம் மேற்கொள்ளப்படாது.
கருத்துகள் இல்லை:
கருத்துரையிடுக