எத்தனையோ ஆண்டுகளாக மின் அஞ்சல் பயன்படுத்தி வருகிறோம். இதில் என்ன புதுமையான பயன் தரும் குறிப்புகள் இருக்கப் போகின்றன? என்று எண்ணுகிறீர்களா? சிலர் மின் அஞ்சல் பயன்படுத்தும் வழிகளைக் கவனித்த பின்னர், கீழ்க்காணும் குறிப்புகளைத் தர முன் வந்தோம். அவற்றைப் பார்ப்போமா!
1. மின் அஞ்சல் முகவரிகளில் எழுத்து வகைகள்: மின் அஞ்சல் முகவரிகளைப் பெரும்பாலானவர்கள் ஆங்கிலத்தில் சிறிய எழுத்துக்களிலேயே (Lower case letters) அமைத்திருப்பார்கள். ஒரு சிலர், ஒன்றிரண்டு கேப்பிடல் எழுத்துக்களையும் இணைத்திருப்பார்கள். அவர்களுக்கான மின் அஞ்சல் முகவரியினை அமைக்கும்போது, நாம் இந்த வேறுபாடு குறித்து கவலைப்பட வேண்டியதில்லை. எடுத்துக் காட்டாக, aarunraj@gmail.com என்பதுவும், Aarunraj@gmail.com என்பதுவும் ஒன்றாகவே கருதப்படும். முகவரியை எப்படி அமைத்தாலும், மெயில் சென்றடைந்துவிடும்.
2. பெரிய எழுத்துக்களில் அமைக்க வேண்டாம்: ஒரு சிலர் தங்களின் மெயில் செய்தி முக்கியத்துவம் பெற வேண்டும் என்ற எண்ணத்தில், மெசேஜ் முழுவதும் கேபிடல் எழுத்துகளில் அமைப்பார்கள். இது அடுத்தவரிடம் ஒழுக்கமற்ற முறையில் உரக்கப் பேசுவதற்கு ஒப்பாகும்.
3. சப்ஜெக்ட் இடத்தில் முழு மெயில்: ஒரு சிலர், சிறியதாகத் தானே உள்ளது என் செய்தி என்ற எண்ணத்தில், சப்ஜெக்ட் கட்டத்தில் முழு இமெயில் செய்தியையும் அமைப்பார்கள். இது அனுப்புபவருக்கும், பெறுபவருக்கும் சிக்கலைத் தரும். பின் நாளில் வேறு செய்திகளை சப்ஜெக்ட் கட்டத்தில் உள்ள டெக்ஸ்ட் அடிப்படையில் தேடுகையில் பிரச்னையை உண்டாக்கும்.
4. அனுப்புவர் இடத்தில் உங்கள் பெயர்: மின் அஞ்சல் அனுப்புகையில் From கட்டத்தில் உங்கள் பெயர் எப்படி அமைகிறது என்
பதனைக் கவனிக்கவும். இந்த பெயரில் தான், நீங்கள், உங்கள் செய்தியைப் பெறுபவருக்கு அறிமுகமாகிறீர்கள். பெறுபவரின் இன்பாக்ஸில் இந்த பெயர் தான் காட்டப்படும். எனவே, சற்று மாறுதலாக இருந்தால் மாற்றி, உங்களை அடையாளம் காணும் வகையில் அமைக்கவும். இல்லை என்றால், உங்களுக்கு பதில் அனுப்புவதற்குப் பதிலாக, இன்னொருவருக்கு பதில் செல்லலாம்.
5. ரிப்ளை ஆல் பட்டன் வேண்டாமே!: அஞ்சலுக்கு பதில் அனுப்புகையில், Reply All அழுத்தி பதில் அனுப்புவதைத் தவிர்க்கவும். குறிப்பாக வர்த்தக நிறுவனங்களுக்கு அனுப்புகையில், இந்த பழக்கத்தைக் கட்டாயம் தவிர்க்கவும். ஏனென்றால், இது தேவையற்ற
ஒன்றாகும். ஏற்கனவே, நிறைய எண்ணிக்கையில், அஞ்சல்களைப் பெறுபவர்கள்,
இப்படியும் தேவையற்ற மெயில்களைப் பெறுகையில் எரிச்சல் படலாம். மேலும், அஞ்சல் செய்திகளில், கிரெடிட் கார்ட் எண், சில யூசர் நேம், பாஸ்வேர்ட் ஆகியவை இருக்கலாம். இவை தேவையில்லாமல் அடுத்த
வருக்கு அறிவிக்கப்பட வேண்டாமே. மேலும், மின் அஞ்சல் அவ்வளவு பாதுகாப்பானது அல்ல. எனவே, யாரும் இதனை ஹேக் செய்திட வாய்ப்பு உண்டு. எனவே, அனைவருக்கும் பதில் அனுப்புவதனை பின்பற்றவே வேண்டாம்.
6. ரகசிய செய்தி, தகவல் வேண்டாம்: எந்த நிலையிலும், ரகசிய தகவல்கள் மற்றும் செய்திகளை அனுப்ப மின் அஞ்சல்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். மேலே குறிப்பிடப்பட்டிருப்பது போல, இவை திருடு போகும் வாய்ப்புகள் அதிகம். எனவே, இவற்றை வேறு வழிகளில் தெரியப்படுத்துவதே நல்லது.
7. ஸ்பெல் செக்: மின் அஞ்சல் அமைத்தவுடன், அதனை ஸ்பெல் செக் செய்தல் நல்லது. அப்போதுதான் எழுத்துப் பிழைகள் இல்லாமல் அஞ்சல் செல்லும். பெரும்பாலான இமெயில் கிளையண்ட் புரோகிராம்களில், வேர்ட் புரோகிராமில் உள்ளது போல, சொற்களின் எழுத்துப் பிழை, அந்தச் சொற்களை அமைக்கும்போதே காட்டப்படும்.
அப்போதே திருத்தி அமைக்க வேண்டும். வழக்கம்போல, அதில் ரைட் கிளிக் செய்தால், கிடைக்கும் சரியான சொல்லைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். இல்லை என்றாலும், தவறுகள் உள்ளனவா என்று ஒருமுறைக்கு இருமுறை சொற்களைக் காண்பது நல்லது. இருப்பின் திருத்திய பின்னரே அனுப்ப வேண்டும். அப்போதுதான், அனுப்புபவரைப் பற்றிய தவறான கருத்து உருவாகாது.
1. மின் அஞ்சல் முகவரிகளில் எழுத்து வகைகள்: மின் அஞ்சல் முகவரிகளைப் பெரும்பாலானவர்கள் ஆங்கிலத்தில் சிறிய எழுத்துக்களிலேயே (Lower case letters) அமைத்திருப்பார்கள். ஒரு சிலர், ஒன்றிரண்டு கேப்பிடல் எழுத்துக்களையும் இணைத்திருப்பார்கள். அவர்களுக்கான மின் அஞ்சல் முகவரியினை அமைக்கும்போது, நாம் இந்த வேறுபாடு குறித்து கவலைப்பட வேண்டியதில்லை. எடுத்துக் காட்டாக, aarunraj@gmail.com என்பதுவும், Aarunraj@gmail.com என்பதுவும் ஒன்றாகவே கருதப்படும். முகவரியை எப்படி அமைத்தாலும், மெயில் சென்றடைந்துவிடும்.
2. பெரிய எழுத்துக்களில் அமைக்க வேண்டாம்: ஒரு சிலர் தங்களின் மெயில் செய்தி முக்கியத்துவம் பெற வேண்டும் என்ற எண்ணத்தில், மெசேஜ் முழுவதும் கேபிடல் எழுத்துகளில் அமைப்பார்கள். இது அடுத்தவரிடம் ஒழுக்கமற்ற முறையில் உரக்கப் பேசுவதற்கு ஒப்பாகும்.
3. சப்ஜெக்ட் இடத்தில் முழு மெயில்: ஒரு சிலர், சிறியதாகத் தானே உள்ளது என் செய்தி என்ற எண்ணத்தில், சப்ஜெக்ட் கட்டத்தில் முழு இமெயில் செய்தியையும் அமைப்பார்கள். இது அனுப்புபவருக்கும், பெறுபவருக்கும் சிக்கலைத் தரும். பின் நாளில் வேறு செய்திகளை சப்ஜெக்ட் கட்டத்தில் உள்ள டெக்ஸ்ட் அடிப்படையில் தேடுகையில் பிரச்னையை உண்டாக்கும்.
4. அனுப்புவர் இடத்தில் உங்கள் பெயர்: மின் அஞ்சல் அனுப்புகையில் From கட்டத்தில் உங்கள் பெயர் எப்படி அமைகிறது என்
பதனைக் கவனிக்கவும். இந்த பெயரில் தான், நீங்கள், உங்கள் செய்தியைப் பெறுபவருக்கு அறிமுகமாகிறீர்கள். பெறுபவரின் இன்பாக்ஸில் இந்த பெயர் தான் காட்டப்படும். எனவே, சற்று மாறுதலாக இருந்தால் மாற்றி, உங்களை அடையாளம் காணும் வகையில் அமைக்கவும். இல்லை என்றால், உங்களுக்கு பதில் அனுப்புவதற்குப் பதிலாக, இன்னொருவருக்கு பதில் செல்லலாம்.
5. ரிப்ளை ஆல் பட்டன் வேண்டாமே!: அஞ்சலுக்கு பதில் அனுப்புகையில், Reply All அழுத்தி பதில் அனுப்புவதைத் தவிர்க்கவும். குறிப்பாக வர்த்தக நிறுவனங்களுக்கு அனுப்புகையில், இந்த பழக்கத்தைக் கட்டாயம் தவிர்க்கவும். ஏனென்றால், இது தேவையற்ற
ஒன்றாகும். ஏற்கனவே, நிறைய எண்ணிக்கையில், அஞ்சல்களைப் பெறுபவர்கள்,
இப்படியும் தேவையற்ற மெயில்களைப் பெறுகையில் எரிச்சல் படலாம். மேலும், அஞ்சல் செய்திகளில், கிரெடிட் கார்ட் எண், சில யூசர் நேம், பாஸ்வேர்ட் ஆகியவை இருக்கலாம். இவை தேவையில்லாமல் அடுத்த
வருக்கு அறிவிக்கப்பட வேண்டாமே. மேலும், மின் அஞ்சல் அவ்வளவு பாதுகாப்பானது அல்ல. எனவே, யாரும் இதனை ஹேக் செய்திட வாய்ப்பு உண்டு. எனவே, அனைவருக்கும் பதில் அனுப்புவதனை பின்பற்றவே வேண்டாம்.
6. ரகசிய செய்தி, தகவல் வேண்டாம்: எந்த நிலையிலும், ரகசிய தகவல்கள் மற்றும் செய்திகளை அனுப்ப மின் அஞ்சல்களைப் பயன்படுத்த வேண்டாம். மேலே குறிப்பிடப்பட்டிருப்பது போல, இவை திருடு போகும் வாய்ப்புகள் அதிகம். எனவே, இவற்றை வேறு வழிகளில் தெரியப்படுத்துவதே நல்லது.
7. ஸ்பெல் செக்: மின் அஞ்சல் அமைத்தவுடன், அதனை ஸ்பெல் செக் செய்தல் நல்லது. அப்போதுதான் எழுத்துப் பிழைகள் இல்லாமல் அஞ்சல் செல்லும். பெரும்பாலான இமெயில் கிளையண்ட் புரோகிராம்களில், வேர்ட் புரோகிராமில் உள்ளது போல, சொற்களின் எழுத்துப் பிழை, அந்தச் சொற்களை அமைக்கும்போதே காட்டப்படும்.
அப்போதே திருத்தி அமைக்க வேண்டும். வழக்கம்போல, அதில் ரைட் கிளிக் செய்தால், கிடைக்கும் சரியான சொல்லைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். இல்லை என்றாலும், தவறுகள் உள்ளனவா என்று ஒருமுறைக்கு இருமுறை சொற்களைக் காண்பது நல்லது. இருப்பின் திருத்திய பின்னரே அனுப்ப வேண்டும். அப்போதுதான், அனுப்புபவரைப் பற்றிய தவறான கருத்து உருவாகாது.
கருத்துகள் இல்லை:
கருத்துரையிடுக