எக்ஸெல் கணக்கிடும் வழி
எக்ஸெல் ஒர்க் புக்கில், பார்முலாக்களை அமைப்பது அதன் முக்கிய செயல்பாடாகும். பார்முலாக்களை அமைத்த பின்னர், அவை இயங்கத் தேவையான டேட்டாக்களை, அவற்றிற்கான செல்களில் அமைக்கிறோம். உடனே, அந்த பார்முலாக்கள், டேட்டாக்களைக் கையாண்டு, விடைகளைக் குறிப்பிட்ட செல்களில் ஏற்படுத்தும். ஏற்கனவே, அமைக்கப்பட்ட டேட்டாக்களில் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தினால், என்ன நடக்கும்?
உடனடியாக, பார்முலாக்கள் செயல்பட்டு, முடிவுகளிலும் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தும். அதாவது, நாம் மேற்கொள்ளும் மாற்றங்களின் அடிப்படையில் எக்ஸெல் எப்போதும் அப்டேட்டாகவே இருக்கும். இது பல வழிகளில் நமக்கு உதவுகிறது.
பெரிய ஒர்க் ஷீட்டுகளில் செயல்படுகையில் நாம் ஒவ்வொரு செல்லிலும் சென்று நாமாக திருத்தப்படும் டேட்டாவிற்கேற்ற வகையில் முடிவுகளை மாற்ற முடியாது. ஆனால், ஒரு சிலர் தாங்களாகவே சில டேட்டாக்களையும், அது சார்ந்த முடிவுகளையும் மாற்ற விரும்புவார்கள்.
எக்ஸெல் இந்த முடிவுகளைக் கணக்கிட அதிக நேரம் எடுத்துக் கொள்ளும் என்று சொல்பவர்களும் உண்டு. மெதுவாகச் செயல்படும் கம்ப்யூட்டர்களில் இவ்வாறு அமையலாம். அவ்வாறு தாங்களாகவே கணக்கிட்டு அமைக்க விரும்புபவர்கள், எக்ஸெல் தொகுப்பில் சில மாற்றங்களை மேற்கொள்ள வேண்டும். அவற்றை இங்கு பார்க்கலாம்.
1. Tools மெனுவிலிருந்து Options தேர்ந்தெடுக்கவும். எக்ஸெல் உங்களுக்கு Options Dialogue Box காட்டும்.
2. இந்த விண்டோவில் உள்ள Calculation என்னும் டேப் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதி செய்திடவும்.
3. அதில் Manual என்னும் ரேடியோ பட்டன் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
பின் OK கிளிக் செய்திடவும்.
உங்களிடம் எக்ஸெல் 2007 இருந்தால் கீழ்க்காணும் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தவும்.
1. Office பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும்.
2. பின் Excel Options என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது எக்ஸெல் ஆப்ஷன்ஸ் டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கப்படும்.
3. இதன் இடது பக்கத்தில் உள்ள Formulas என்ற ஏரியாவில் கிளிக் செய்திடவும்.
4. டயலாக் பாக்ஸின் Calculation Options என்ற பிரிவில் உள்ள Manual ரேடியோ பட்டனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
பின் OK கிளிக் செய்திடவும்.
அலகுகளை மாற்ற பார்முலா தேவையா?
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் வெகு காலத்திற்கு (?) முன்பு அடிக் கணக்கில் டேட்டா அமைத்ததாகவும், அதனை ஒரே கட்டளையில் பார்முலா கொடுத்து மீட்டர் அலகில் மாற்ற என்ன செய்திட வேண்டும் என வாசகர் ஒருவர் கேட்டிருந்தார். இது போல அலகுகள் மாற்றத்திற்கு பொதுவான கட்டளை என்னவென்று பார்க்கலாம்.
எக்ஸெல் தொகுப்பில் CONVERT என்ற பங்சனைக் கட்டளை வரியில் கொண்டு வந்து, எந்த அலகுகளையும் மாற்றலாம். இந்த பங்சனை அமைக்கையில் நீங்கள் பார்முலா எதனையும் அறிந்திருக்கத் தேவையில்லை. எடுத்துக்காட்டாக Column B-யில் வரிசையாக அடிக் கணக்கில் டேட்டா கொடுத்து வைத்திருக்கிறீர்கள்.
இதனை மீட்டர் கணக்கில் Column C-யில் கொண்டு வர ஆசைப்படுகிறீர்கள். இனி Column B-யில் டேட்டா உள்ள செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இது B2 முதல் B8 வரை இருப்பதாக வைத்துக் கொள்வோம். முதலில் B2:B8 வரையிலான செல்களைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அடுத்து C2:C8 தேர்ந்தெடுங்கள்.
இப்போது =CONVERT(B2,”ft”,”m”) என பார்முலாவினை டைப் செய்திடவும். அடுத்து Ctrl + Enter என்ற இரு கீகளையும் அழுத்தவும். இவ்வகைக் கட்டளை மூலம் பல வகையான அலகுகளை மாற்றி அமைக்கலாம். மைல்- கி.மீ, காலன் - லிட்டர் என பல கிடைக்கின்றன. பாரன்ஹீட் - செல்சியஸ் மாற்றத்திற்கான பார்முலா இப்படி இருக்கும். =CONVERT(68, “F”, “C”) செல்சியஸ் - பாரன்ஹீட் பார்முலா =CONVERT(68, “C”, “F”) என அமையும். எக்ஸெல் ஹெல்ப் மெனு சென்று மற்றவற்றிற்கான பார்முலாக்களை அமைக்கவும்.
உங்களிடம் பதியப்பட்டுள்ள எக்ஸெல் CONVERT பார்முலாவினை, உங்கள் கம்ப்யூட்டரில் உள்ள எக்ஸெல் தொகுப்பு எடுத்துக் கொள்ளவில்லை என்றால், Analysis ToolPak - னை உங்கள் கம்ப்யூட்டரில் இன்ஸ்டால் செய்து பின்னர் பயன்படுத்தவும்.
எக்ஸெல் ஒர்க் புக்கில், பார்முலாக்களை அமைப்பது அதன் முக்கிய செயல்பாடாகும். பார்முலாக்களை அமைத்த பின்னர், அவை இயங்கத் தேவையான டேட்டாக்களை, அவற்றிற்கான செல்களில் அமைக்கிறோம். உடனே, அந்த பார்முலாக்கள், டேட்டாக்களைக் கையாண்டு, விடைகளைக் குறிப்பிட்ட செல்களில் ஏற்படுத்தும். ஏற்கனவே, அமைக்கப்பட்ட டேட்டாக்களில் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தினால், என்ன நடக்கும்?
உடனடியாக, பார்முலாக்கள் செயல்பட்டு, முடிவுகளிலும் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தும். அதாவது, நாம் மேற்கொள்ளும் மாற்றங்களின் அடிப்படையில் எக்ஸெல் எப்போதும் அப்டேட்டாகவே இருக்கும். இது பல வழிகளில் நமக்கு உதவுகிறது.
பெரிய ஒர்க் ஷீட்டுகளில் செயல்படுகையில் நாம் ஒவ்வொரு செல்லிலும் சென்று நாமாக திருத்தப்படும் டேட்டாவிற்கேற்ற வகையில் முடிவுகளை மாற்ற முடியாது. ஆனால், ஒரு சிலர் தாங்களாகவே சில டேட்டாக்களையும், அது சார்ந்த முடிவுகளையும் மாற்ற விரும்புவார்கள்.
எக்ஸெல் இந்த முடிவுகளைக் கணக்கிட அதிக நேரம் எடுத்துக் கொள்ளும் என்று சொல்பவர்களும் உண்டு. மெதுவாகச் செயல்படும் கம்ப்யூட்டர்களில் இவ்வாறு அமையலாம். அவ்வாறு தாங்களாகவே கணக்கிட்டு அமைக்க விரும்புபவர்கள், எக்ஸெல் தொகுப்பில் சில மாற்றங்களை மேற்கொள்ள வேண்டும். அவற்றை இங்கு பார்க்கலாம்.
1. Tools மெனுவிலிருந்து Options தேர்ந்தெடுக்கவும். எக்ஸெல் உங்களுக்கு Options Dialogue Box காட்டும்.
2. இந்த விண்டோவில் உள்ள Calculation என்னும் டேப் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதி செய்திடவும்.
3. அதில் Manual என்னும் ரேடியோ பட்டன் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
பின் OK கிளிக் செய்திடவும்.
உங்களிடம் எக்ஸெல் 2007 இருந்தால் கீழ்க்காணும் மாற்றங்களை ஏற்படுத்தவும்.
1. Office பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும்.
2. பின் Excel Options என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது எக்ஸெல் ஆப்ஷன்ஸ் டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கப்படும்.
3. இதன் இடது பக்கத்தில் உள்ள Formulas என்ற ஏரியாவில் கிளிக் செய்திடவும்.
4. டயலாக் பாக்ஸின் Calculation Options என்ற பிரிவில் உள்ள Manual ரேடியோ பட்டனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
பின் OK கிளிக் செய்திடவும்.
அலகுகளை மாற்ற பார்முலா தேவையா?
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் வெகு காலத்திற்கு (?) முன்பு அடிக் கணக்கில் டேட்டா அமைத்ததாகவும், அதனை ஒரே கட்டளையில் பார்முலா கொடுத்து மீட்டர் அலகில் மாற்ற என்ன செய்திட வேண்டும் என வாசகர் ஒருவர் கேட்டிருந்தார். இது போல அலகுகள் மாற்றத்திற்கு பொதுவான கட்டளை என்னவென்று பார்க்கலாம்.
எக்ஸெல் தொகுப்பில் CONVERT என்ற பங்சனைக் கட்டளை வரியில் கொண்டு வந்து, எந்த அலகுகளையும் மாற்றலாம். இந்த பங்சனை அமைக்கையில் நீங்கள் பார்முலா எதனையும் அறிந்திருக்கத் தேவையில்லை. எடுத்துக்காட்டாக Column B-யில் வரிசையாக அடிக் கணக்கில் டேட்டா கொடுத்து வைத்திருக்கிறீர்கள்.
இதனை மீட்டர் கணக்கில் Column C-யில் கொண்டு வர ஆசைப்படுகிறீர்கள். இனி Column B-யில் டேட்டா உள்ள செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இது B2 முதல் B8 வரை இருப்பதாக வைத்துக் கொள்வோம். முதலில் B2:B8 வரையிலான செல்களைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அடுத்து C2:C8 தேர்ந்தெடுங்கள்.
இப்போது =CONVERT(B2,”ft”,”m”) என பார்முலாவினை டைப் செய்திடவும். அடுத்து Ctrl + Enter என்ற இரு கீகளையும் அழுத்தவும். இவ்வகைக் கட்டளை மூலம் பல வகையான அலகுகளை மாற்றி அமைக்கலாம். மைல்- கி.மீ, காலன் - லிட்டர் என பல கிடைக்கின்றன. பாரன்ஹீட் - செல்சியஸ் மாற்றத்திற்கான பார்முலா இப்படி இருக்கும். =CONVERT(68, “F”, “C”) செல்சியஸ் - பாரன்ஹீட் பார்முலா =CONVERT(68, “C”, “F”) என அமையும். எக்ஸெல் ஹெல்ப் மெனு சென்று மற்றவற்றிற்கான பார்முலாக்களை அமைக்கவும்.
உங்களிடம் பதியப்பட்டுள்ள எக்ஸெல் CONVERT பார்முலாவினை, உங்கள் கம்ப்யூட்டரில் உள்ள எக்ஸெல் தொகுப்பு எடுத்துக் கொள்ளவில்லை என்றால், Analysis ToolPak - னை உங்கள் கம்ப்யூட்டரில் இன்ஸ்டால் செய்து பின்னர் பயன்படுத்தவும்.
கருத்துகள் இல்லை:
கருத்துரையிடுக