ஆபீஸ் டாகுமெண்ட் அல்லது பைல் ஒன்றைப் பாஸ்வேர்ட் கொடுக்கும் வகையில் பாதுகாக்க, உங்கள் கோப்பினை, வேர்ட், எக்ஸெல் பவர்பாய்ண்ட் அல்லது அக்செஸ் புரோகிராமில் திறக்கவும். பின்னர், மேலாக இடது ஓரத்தில் உள்ள “File” மெனுவினை, கிளிக் செய்திடவும்.
Info பிரிவில், “Protect Document” என்பதைக் கிளிக் செய்து, “Encrypt with Password” என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
வேர்டில் இந்த பட்டன் “Protect Document” எனத் தரப்பட்டிருக்கும்.
மற்ற புரோகிராம்களில், அதன் பைல் தன்மைக்கேற்ப மாறுதலாக, “Protect Workbook” / “Protect Presentation” என இருக்கும். Access புரோகிராமில், “Encrypt with Password” என்று மட்டுமே நேராகக் காட்டப்படும்.
நீங்கள் உங்கள் கோப்பினை எடிட் செய்வதை மட்டும் தடுக்க வேண்டும் என்றால், “Restrict Editing” என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம்.
மொத்த டாகுமெண்ட்டினையும் மற்றவர் பார்ப்பதைத் தடுக்க வேண்டும் எனில், டாகுமெண்ட் முழுவதையும் என்கிரிப்ட் செய்வது சிறந்த வழியாகும்.
“Encrypt with Password” தேர்ந்தெடுத்து, பின்னர், அதற்கான நல்லதொரு பாஸ்வேர்டினைக் கொடுக்கவும்.
யாரும் எளிதில் யோசித்துக் கண்டறியக் கூடியதாக இருக்கக் கூடாது.
இதில் ஓர் எச்சரிக்கையினைத் தருகிறேன். நீங்கள் தரும் பாஸ்வேர்டினை நீங்களே மறந்துவிட்டால், பின்னர் எந்த நிலையிலும், அந்த டாகுமெண்ட்டினைத் திரும்பப் பெற இயலாது.
என்கிரிப்ட் செய்ததனால், டாகுமெண்ட் குறித்த தகவல் பிரிவில், “A password is required to open this document” எனக் காட்டப்படும்.
அடுத்து டாகுமெண்ட்டினைத் திறக்க முயற்சிக்கையில், “Enter password to open file” என்ற பாக்ஸ் காட்டப்பட்டு, பாஸ்வேர்டுக்குக் காத்திருக்கும். சரியான பாஸ்வேர்ட் கொடுத்தால் மட்டுமே, டாகுமெண்ட் திறக்கப்படும்.
இந்த பாஸ்வேர்டினை நீக்க எண்ணினால், “Protect Document” பட்டனைக் கிளிக் செய்திடவும்.
மீண்டும் “Encrypt with Password” என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இங்கு பாஸ்வேர்டுக்கான இடத்தில் காலியாக விட்டுவிடவும்.
பின்னர், ஓகே கிளிக் செய்திடவும்.
எம்.எஸ். ஆபீஸ், குறிப்பிட்ட டாகுமெண்ட்டிற்கான பாஸ்வேர்டை நீக்கிவிடும்.
உங்கள் எம்.எஸ்.ஆபீஸ் 2007 ஆக இருக்கும் பட்சத்தில், ஆபீஸ் பட்டன் அழுத்திக் கிடைக்கும் மெனுவில், Prepare என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இப்போது கிடைக்கும் மெனுவில் Encrypt Document என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இனி, பாஸ்வேர்ட் கொடுக்கச் சொல்லி சிறிய கட்டம் கிடைக்கும்.
அவ்வளவுதான். உங்கள் டாகுமெண்ட் பாதுகாப்பாக என்கிரிப்ட் செய்யப்பட்டுவிட்டது.
-----------------------------------
Info பிரிவில், “Protect Document” என்பதைக் கிளிக் செய்து, “Encrypt with Password” என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
வேர்டில் இந்த பட்டன் “Protect Document” எனத் தரப்பட்டிருக்கும்.
மற்ற புரோகிராம்களில், அதன் பைல் தன்மைக்கேற்ப மாறுதலாக, “Protect Workbook” / “Protect Presentation” என இருக்கும். Access புரோகிராமில், “Encrypt with Password” என்று மட்டுமே நேராகக் காட்டப்படும்.
நீங்கள் உங்கள் கோப்பினை எடிட் செய்வதை மட்டும் தடுக்க வேண்டும் என்றால், “Restrict Editing” என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம்.
மொத்த டாகுமெண்ட்டினையும் மற்றவர் பார்ப்பதைத் தடுக்க வேண்டும் எனில், டாகுமெண்ட் முழுவதையும் என்கிரிப்ட் செய்வது சிறந்த வழியாகும்.
“Encrypt with Password” தேர்ந்தெடுத்து, பின்னர், அதற்கான நல்லதொரு பாஸ்வேர்டினைக் கொடுக்கவும்.
யாரும் எளிதில் யோசித்துக் கண்டறியக் கூடியதாக இருக்கக் கூடாது.
இதில் ஓர் எச்சரிக்கையினைத் தருகிறேன். நீங்கள் தரும் பாஸ்வேர்டினை நீங்களே மறந்துவிட்டால், பின்னர் எந்த நிலையிலும், அந்த டாகுமெண்ட்டினைத் திரும்பப் பெற இயலாது.
என்கிரிப்ட் செய்ததனால், டாகுமெண்ட் குறித்த தகவல் பிரிவில், “A password is required to open this document” எனக் காட்டப்படும்.
அடுத்து டாகுமெண்ட்டினைத் திறக்க முயற்சிக்கையில், “Enter password to open file” என்ற பாக்ஸ் காட்டப்பட்டு, பாஸ்வேர்டுக்குக் காத்திருக்கும். சரியான பாஸ்வேர்ட் கொடுத்தால் மட்டுமே, டாகுமெண்ட் திறக்கப்படும்.
இந்த பாஸ்வேர்டினை நீக்க எண்ணினால், “Protect Document” பட்டனைக் கிளிக் செய்திடவும்.
மீண்டும் “Encrypt with Password” என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இங்கு பாஸ்வேர்டுக்கான இடத்தில் காலியாக விட்டுவிடவும்.
பின்னர், ஓகே கிளிக் செய்திடவும்.
எம்.எஸ். ஆபீஸ், குறிப்பிட்ட டாகுமெண்ட்டிற்கான பாஸ்வேர்டை நீக்கிவிடும்.
உங்கள் எம்.எஸ்.ஆபீஸ் 2007 ஆக இருக்கும் பட்சத்தில், ஆபீஸ் பட்டன் அழுத்திக் கிடைக்கும் மெனுவில், Prepare என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இப்போது கிடைக்கும் மெனுவில் Encrypt Document என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இனி, பாஸ்வேர்ட் கொடுக்கச் சொல்லி சிறிய கட்டம் கிடைக்கும்.
அவ்வளவுதான். உங்கள் டாகுமெண்ட் பாதுகாப்பாக என்கிரிப்ட் செய்யப்பட்டுவிட்டது.
-----------------------------------
கருத்துகள் இல்லை:
கருத்துரையிடுக