என்ன விபரம்? யார் பைலை எழுதியது?

உங்கள் வர்த்தக நிறுவனம் அல்லது அலுவலகத்தில் பல்வேறு எக்ஸெல் பைல்களை உருவாக்கிக் கையாண்டு வருவீர்கள். அலுவலக தகவல்களைப் பலர் பல நாட்களில் மாற்றியும் அதிகப்படுத்தியும் கையாளுவார்கள். இது பற்றிக் குறித்து வைத்திட பைல் புராபர்ட்டீஸ் என்று ஒரு விண்டோ ஒவ்வொரு பைலிலும் உள்ளது. இதில் பைல் குறித்த பல்வேறு தகவல்களைத் தர முடியும். பைலைக் கையாளும் ஒவ்வொருவரும் இதில் என்று யாரால் பைல் படிக்கப்பட்டது மற்றும் திருத்தப்பட்டது என எழுத முடியும்.

இதற்கு ஒரு பைலில் “File” மெனு கிளிக் செய்து அதில் வரும் “Properties" பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்தால் இந்த தகவல்களை உள்ளிட விண்டோ ஒன்று “Summary”, “Custom” போன்ற பல டேப்களுடன் கிடைக்கும். இதிலும் title, subject, author, manager, category, keywords, comments எனப் பல பிரிவுகள் இருக்கும். இதில் உள்ள பிரிவுகளின் அடிப்படையில் பைல் குறித்த தகவல்களை நீங்கள் உள்ளிடலாம்.

அது சரி! ஞாபகமாக ஒவ்வொரு முறையும் பைலினை எடிட் செய்து மூடுகையில் இந்த தகவல்களை உள்ளீடு செய்திட வேண்டுமே! நாம்தான் வேலை முடிந்த பின் பைலை மூடிச் செல்வதில் தானே கண்ணும் கருத்துமாக இருப்போம். நமக்கு யார் இதனை ஞாபகமூட் டும் வேலையை யார் செய்வார் கள்? என்று எண்ணுகிறீர்களா? கவலைப் படாதீர்கள். எக்ஸெல் ஒர்க்புக்கே செய்திடும்.


இதற்குக் கீழ்க்காணும் வழிகளில் செட் செய்திடவும்.


1 “Tools” மெனு கிளிக் செய்து அதில் “Options” பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2. இனி கிடைக்கும் “Options” என்னும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் “General” என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும்.

3. இதில் “Prompt for workbook properties” என்னும் பிரிவில் செக் செய்திடவும்.

4. இதன்பின் ஓகே கிளிக் செய்து விண்டோவினை மூடவும். இனி ஒவ்வொரு முறை நீங்கள் எக்ஸெல் ஒர்க்புக் கினை சேவ் செய்து மூடப் போகையில் என்னங்க! பெர்சனல் தகவல்களைப் போடலியா?” என்று எக்ஸெல் உங்களுக்கு நினைவூட்டும். பைசாவிற்கும் ரூபாய்க்கும் இடையே புள்ளி எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் கரன்சியான ரூபாய் எவ்வளவு என்று குறிப்பிடுகையில் சரியாகக் கணக்கிடும் வகையில் பைசாவையும் சேர்த்துக் குறிப்பிடுவோம். ஆனால் ஒவ்வொரு முறையும் ரூபாய்க்கும் பைசாவிற்கு இடையே புள்ளி அமைப்பது சற்று சிரமமாக இருக்கும்.

இதனை எக்ஸெல் புரோகிராமே அமைக்கும்படி செட் செய்திடலாம். எப்படி என்று பார்ப்போமா! எடுத்துக் காட்டாக நீங்கள் பண மதிப்பைக் குறிப்பிடுகையில் ரூபாய் பைசா இணைந்த எண்ணை புள்ளி இடாமல் முதலில் அமைக்கவும். எடுத்துக் காட்டாக 11245, 2345, 5693, 236798 என அமைப்பதாக வைத்துக் கொள்வோம். நீங்கள் கீழ்க்காணும் முறையில் அமைத்துவிட்டால் இந்த எண்கள் 112.45, 23.45, 56.93, 2367.98 என அமைக்கப்படும்.


நீங்கள் செட் செய்திட வேண்டிய முறை:


1. “Tools மெனு கிளிக் செய்து அதில் “ “Options” பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

2. இனி கிடைக்கும் “Options” என்னும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் “Edit” என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும். இதில் “Fixed decimal” என்னும் பிரிவில் செக் செய்திடவும். இப்போது Places” என்னும் இடத்தின் முன்னால் “2” என அமைத்திடவும். பின் ஓகே கிளிக் செய்து விண்டோவை மூடவும்.

இனி நீங்கள் அமைத்திடும் எண்களின் இறுதி இரண்டு இலக்கங்களுக்கு முன்னால் புள்ளி தானே அமைக்கப்படும். இந்த செயல்பாடு தேவையில் லை என்றால் “Fixed decimal” என்னும் பிரிவின் முன் உள்ள டிக் அடையாளத்தை எடுத்து விடவும்.